Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Z 7 DSGVO ist:

Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und die Verarbeitung für einen festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht überwiegende Interessen oder Rechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Hosting, Serverbetrieb & Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten durch die eingesetzten Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene URL bzw. Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem und Geräteinformationen,
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung erfolgt zum Betrieb und zur Absicherung der Website, zur Fehlerdiagnose sowie zur Abwehr von Missbrauch und Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Webangebot.

Online-Shop, WooCommerce & B2B-Portal

Für den Betrieb unseres Online-Shops sowie des TopMatic B2B-Portals verwenden wir WordPress, WooCommerce und von TopMatic bzw. technischen Dienstleistern entwickelte B2B-Systemkomponenten.

Bei Registrierung, Anmeldung, Anfrage oder Bestellung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Ansprechpartner,
• Unternehmensname und Unternehmensdaten,
• Rechnungs- und Lieferadresse,
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• UID-Nummer und B2B-Kontodaten, soweit erforderlich,
• Benutzerkonto und Login-Informationen,
• Warenkorb- und Bestelldaten,
• Produkte, Mengen und Produktvarianten,
• Zahlungs- und Versandinformationen,
• Rabatte und kundenspezifische B2B-Konditionen,
• Kommunikation im Zusammenhang mit Bestellungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos, zur Bearbeitung von Bestellungen, zur Vertragserfüllung, zur Lieferung, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Empfänger

Soweit für die Abwicklung erforderlich, können Daten insbesondere an Versand- und Logistikdienstleister, Zahlungsdienstleister, Banken, Steuerberatung, IT- und Hosting-Dienstleister sowie zuständige Behörden übermittelt werden.

Speicherdauer & gesetzliche Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und abgabenrechtlich relevante Geschäftsunterlagen werden grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt, soweit nicht aufgrund eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Kundenkonto-Daten können bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Wegfall der Geschäftsbeziehung gespeichert werden, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen eine weitere Speicherung erfordern.

Kontaktformular, E-Mail & Datei-Uploads

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder über andere Kontaktmöglichkeiten erreichen, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dies kann insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betreff, Nachricht sowie freiwillig hochgeladene Dateien oder technische Unterlagen umfassen.

Rechtsgrundlage ist abhängig vom Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Übermittelte Dateien dürfen nur Inhalte enthalten, zu deren Übermittlung Sie berechtigt sind. Bitte übermitteln Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten, soweit dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Cookies, Local Storage & Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechnologien, soweit diese erforderlich sind, um ausdrücklich gewünschte Funktionen bereitzustellen.

Dazu können beispielsweise Session-Funktionen, Warenkorb-, Login-, Sicherheits-, Spracheinstellungen oder Consent-Einstellungen gehören.

Technisch nicht notwendige Cookies bzw. Zugriffe auf Informationen im Endgerät werden grundsätzlich erst nach entsprechender Einwilligung eingesetzt.

Rechtsgrundlage für das Setzen bzw. Auslesen technisch nicht notwendiger Informationen auf dem Endgerät ist die Einwilligung nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Erteilte Einwilligungen können über die Cookie-/Datenschutzeinstellungen jederzeit für die Zukunft widerrufen oder geändert werden.

GTranslate & automatische Übersetzungen

Zur Bereitstellung mehrsprachiger Inhalte verwenden wir den Dienst GTranslate.

Beim Laden bzw. bei Nutzung der Übersetzungsfunktion können Inhalte der aufgerufenen Seite sowie technische Verbindungsinformationen an externe Übersetzungsdienste übermittelt werden.

Nach Angaben des Plugin-Anbieters können hierbei insbesondere Dateien des Sprachumschalters über cdn.gtranslate.net geladen sowie zu übersetzende Seitentexte an Google-Übersetzungsdienste übertragen werden. Dabei können auch IP-Adresse und Browser-/HTTP-Informationen technisch sichtbar werden.

Anbieter: GTranslate Inc. sowie – im Rahmen der Übersetzungsleistung – Google.

Datenschutzhinweise: GTranslate Privacy Policy und Google Datenschutzerklärung .

TopMatic Smart Assistant & KI-gestützte Funktionen

Auf dieser Website kann der TopMatic Smart Assistant eingesetzt werden. Der Assistent dient insbesondere der Produktsuche, Produktauskunft, Navigation, B2B-Unterstützung, Kundenkommunikation und Unterstützung bei Fragen zum TopMatic-Sortiment.

Zur Beantwortung von Anfragen kann der Assistent Informationen aus dem TopMatic-Webauftritt, dem WooCommerce-Produktbestand, Produktattributen, Artikelnummern, Produktvarianten, Kategorien sowie freigegebenen internen Wissensdaten verwenden.

Verarbeitete Daten

Bei Nutzung des Assistenten können insbesondere die von Ihnen eingegebenen Chat-Inhalte, Produktanfragen, SKU-/Artikelnummern, technische Anfragen, die aktuelle Website- bzw. Produktseite, Spracheinstellungen und – bei angemeldeten Nutzern – für die Funktion erforderliche Konto- oder Firmeninformationen verarbeitet werden.

Der Smart Assistant trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Verbindliche Bestellungen, Vertragsentscheidungen oder sonstige rechtsgeschäftlich relevante Vorgänge erfolgen weiterhin über die dafür vorgesehenen Systeme bzw. nach Bestätigung des Nutzers.

Externe KI-Anbieter

Abhängig von der im System aktivierten technischen Konfiguration können zur Formulierung von Antworten externe KI-Dienste eingesetzt werden. Hierzu können insbesondere Cloudflare Workers AI, Google Gemini API oder Groq gehören. Nicht aktivierte bzw. nicht konfigurierte Anbieter erhalten keine entsprechenden Anfragen.

Soweit ein externer KI-Dienst eingesetzt wird, können die für die Bearbeitung erforderlichen Inhalte und technischen Metadaten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden. TopMatic ist bestrebt, personenbezogene Kontaktinformationen vor einer externen Übertragung technisch zu minimieren bzw. zu entfernen, soweit dies möglich ist.

Nutzer sollten dennoch keine vertraulichen, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder sonstige sensible Informationen in den Chat eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich ist.

Anbieterinformationen:

• Cloudflare, Inc. – Datenschutz
• Google / Gemini API – Datenschutz
• Groq LLC – Datenschutz

Google Maps

Auf einzelnen Seiten kann Google Maps eingesetzt werden, um unseren Unternehmensstandort kartografisch darzustellen.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Beim Laden einer Google-Karte können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie technische Nutzungsdaten an Google übertragen werden.

Soweit Google Maps nicht für den technisch zwingenden Betrieb der Website erforderlich ist, soll die Karte erst nach entsprechender Einwilligung geladen werden.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung .

Google Bewertungen & Trust-Dienste

Auf der Website können Links zu Google-Bewertungen sowie zu externen Trust- oder Zertifizierungsdiensten angezeigt werden.

Bei einem reinen externen Link findet eine Datenübertragung an den jeweiligen Anbieter grundsätzlich erst statt, wenn Sie diesen Link aktiv anklicken.

Soweit ein externer Trust-Badge, ein Widget oder andere externe Inhalte direkt in die Website eingebunden werden, können bereits beim Laden der betreffenden Komponente technische Verbindungsdaten an den Anbieter übertragen werden. Eine solche Einbindung erfolgt nach Maßgabe der jeweils erforderlichen Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung.

Technische Dienstleister & Auftragsverarbeitung

Für Entwicklung, Hosting, Wartung, IT-Sicherheit, Fehlerbehebung und technischen Support können externe Dienstleister eingesetzt werden.

Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO, soweit rechtlich erforderlich.

Dies kann insbesondere technische Dienstleister wie KG NET – Agentur für Website & Marketing betreffen, soweit im Rahmen von Wartung, Entwicklung oder Support ein Zugriff auf personenbezogene Daten erforderlich ist.

Übermittlung in Drittländer

Bei Einsatz bestimmter internationaler IT-, Übersetzungs-, Karten- oder KI-Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören abhängig vom jeweiligen System insbesondere verschlüsselte HTTPS-/TLS-Verbindungen, Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungssysteme, Backups, Sicherheitsupdates und technische Schutzmaßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe.

Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – insbesondere folgende Rechte zu:

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@topmatic.at kontaktieren.

Ein Widerruf einer Einwilligung wirkt für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder sonstige datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde erheben.

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich gesetzliche Vorgaben, unsere Website, eingesetzte Dienste, technische Systeme oder Datenverarbeitungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.